Veri sorumlusu ve kapsam
Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) m.10 uyarınca hazırlanmıştır. www.idareodasi.com web sitesini, kurum panelini ve İdare Odası masaüstü uygulamasını (birlikte "Hizmet") kapsar.
Veri sorumlusu: İdare Odası
İletişim: info@idareodasi.com
Veri sorumlusu ve veri işleyen rolleri
KVKK bakımından roller, verinin türüne göre ikiye ayrılır:
- Kurum yetkilisinin hesap verileri, site ziyaretçileri ile iletişim kuranların verileri ve teknik kayıtlar için veri sorumlusu İdare Odası'dır.
- Okulun yüklediği ya da okulun talimatıyla işlenen öğrenci, veli ve personel verileri ("kurum verileri") için veri sorumlusu ilgili okuldur. İdare Odası bu verileri yalnızca okulun talimatıyla ve okulun amaçları için işleyen veri işleyen konumundadır.
Veri işleyen olarak kurum verilerini kendi amaçlarımız için kullanmayız, satmayız, başka kurumların verileriyle birleştirmeyiz ve okulun talimatı dışında üçüncü kişilere aktarmayız.
İşlenen kişisel veriler
Yalnızca Hizmetin çalışması için gereken veriler işlenir:
| Kişi grubu | Veriler | Nasıl toplanır |
|---|---|---|
| Kurum yetkilisi (okul yöneticisi) | Ad soyad, e-posta, telefon, parola (yalnızca geri döndürülemez özet olarak), kurumun adı, kodu, il ve ilçesi, görev yeri belgesi (PDF), e-posta doğrulama kodu, giriş ve işlem kayıtları | Kayıt formu, giriş, panel kullanımı |
| Öğrenciler (kurum verisi) | Ad soyad, okul numarası, sınıf, cinsiyet (kelebek oturma düzeni kuralları için), sınav ve salon bilgisi; masaüstü uygulamasıyla alınan kayıtlarda ayrıca T.C. kimlik numarası, devamsızlık bilgisi ve fotoğraf | Okulun yüklediği dosyalar, masaüstü uygulaması |
| Veliler (kurum verisi) | Ad soyad, telefon numarası, okulun gönderdiği bildirimlerin içeriği | Okulun yüklediği rehber dosyaları, masaüstü uygulaması |
| Öğretmenler ve personel (kurum verisi) | Ad soyad, T.C. kimlik numarası, telefon, branş, görev ve kadro bilgisi, ders programı, nöbet bilgileri ve nöbet muafiyet nedeni | Okulun yüklediği dosyalar, masaüstü uygulaması, panel ekranları |
| İletişim formunu kullananlar | Ad soyad, e-posta, okul adı, mesaj, IP adresi | Web sitesindeki iletişim formu |
| Sınav yerini sorgulayan öğrenciler | Kurum kodu ve okul numarası; yalnızca sorgu anında kullanılır, kaydedilmez | Sınav yeri sorgulama ekranı |
| Masaüstü uygulamasını kullanan kurumlar | Cihaz kimliği (geri döndürülemez özet), bilgisayar adı, işletim sistemi, IP adresi, uygulama hata kayıtları | Masaüstü uygulaması |
| Tüm kullanıcılar | IP adresi, tarayıcı bilgisi, istek zamanı, kullanılan ekran, güvenlik ve hata kayıtları | Otomatik olarak, sunucu kayıtlarıyla |
Masaüstü uygulaması ve WhatsApp
Masaüstü uygulaması
- Masaüstü uygulaması kurumun kendi bilgisayarında, kurum yetkilisinin kendi oturumuyla çalışır.
- Yetkilinin uygulamada başlattığı işlemlerde, işlem için gereken kayıtlar (ör. öğrenci listesi, devamsızlık, veli iletişim bilgisi, personel listesi) yetkilinin talimatıyla sunucumuza iletilir ve kurumun ilgili modülüne kaydedilir.
- İşlemler yalnızca yetkilinin başlattığı iş için yapılır; işlem öncesinde yetkiliden işlem onayı alınır.
- Bu işlemlerde oluşturulan indirme dosyaları sunucuda en fazla 30 dakika tutulur.
WhatsApp bildirimleri
- Bildirimler, kurumun kendi WhatsApp hesabıyla ve kurumun bilgisayarından gönderilir. WhatsApp oturumu kurumun bilgisayarında, Windows'un şifreleme altyapısıyla şifreli saklanır.
- Sunucu yalnızca gönderim sırasını ve sonucunu (alıcı telefon numarası, mesaj metni, ek dosya adı, gönderim durumu) raporlama amacıyla tutar.
İşleme amaçları ve hukuki sebepler
| Amaç | Hukuki sebep |
|---|---|
| Hesabın açılması, kurumun ve yetkilinin doğrulanması, giriş ve destek | Sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK m.5/2-c) |
| Modüllerin çalıştırılması: sınav yerleşimi, nöbet çizelgesi, rapor ve belge üretimi, masaüstü uygulaması işlemleri, bildirim hazırlama | Veri işleyen sıfatıyla okulun talimatı; hukuki sebebin sağlanması veri sorumlusu okula aittir |
| Okulun başlattığı bildirimlerin velilere ve öğretmenlere iletilmesi | Okulun talimatı (veri işleyen sıfatıyla) |
| Ücretli hizmetlerde faturalandırma ve muhasebe | Hukuki yükümlülük (m.5/2-ç) ve sözleşmenin ifası (m.5/2-c) |
| İletişim ve destek taleplerinin yanıtlanması | Sözleşmenin kurulması (m.5/2-c) ve meşru menfaat (m.5/2-f) |
| Bilgi güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi, hata tespiti, erişim kayıtları | Meşru menfaat (m.5/2-f) ve hukuki yükümlülük (m.5/2-ç) |
| Yetkili kamu kurumlarının hukuka uygun taleplerinin karşılanması | Hukuki yükümlülük (m.5/2-ç) |
Kişisel veriler reklam, profilleme veya veri ticareti amacıyla işlenmez.
Kişisel verilerin aktarılması
Yurt içi
- Barındırma: Veriler Türkiye'deki bir veri merkezinde bulunan sunucularda tutulur; altyapı sağlayıcısı verilere yalnızca altyapının işletilmesi için teknik düzeyde erişebilir.
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: Yalnızca hukuka uygun taleplerle ve talep kapsamıyla sınırlı olarak.
Yurt dışı
Aşağıdaki alıcı gruplarının altyapısı yurt dışındadır:
| Alıcı grubu | Aktarılan veri | Amaç |
|---|---|---|
| Güvenlik ve erişim altyapısı hizmeti (küresel ağ) | Siteye ve panele erişen herkesin IP adresi ve istek içeriği (bağlantı bu ağdan geçer) | Güvenlik, saldırıların önlenmesi, erişim hızı |
| E-posta iletim hizmeti | E-posta adresi, doğrulama kodları, sistem bildirimleri, iletişim formu mesajları | E-posta iletimi |
| Yapay zekâ destekli asistan hizmeti | Yalnızca Ders Programı Asistanı kullanıldığında: yazılan soru, sınıf ve ders adları, öğretmen adları ve ders programı bilgisi | Ders programıyla ilgili soruların yanıtlanması |
| WhatsApp (küresel) | Okulun gönderdiği bildirimlerin içeriği ve alıcı telefon numarası | Mesajın iletilmesi (okulun kendi hesabından) |
| Yazı tipi hizmeti | Bazı uygulama ekranlarında yazı tipi indirilirken IP adresi | Yazı tipinin yüklenmesi |
| Anlık bildirim iletim hizmeti (tarayıcı / işletim sistemi üreticisinin push altyapısı) | Yalnızca kurum yetkilisi bildirimleri açtıysa: cihaz abonelik adresi ve bildirim metni (kısa başlık, örn. "Yöneticiden yeni mesaj"; kişisel veri içermez) | Bildirimin cihaza iletilmesi |
Yurt dışına aktarımlar KVKK m.9'daki şartlara dayanır: Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca ilan edilen standart sözleşme gibi uygun güvenceler ve, arızi aktarımlarda, ilgili kişinin açık rızası. Kurum yetkilisinin kendi verileri için Açık Rıza Metni'ne bakınız.
Kurum verileri bakımından aktarımın hukuki sebebini sağlamak veri sorumlusu okula aittir; WhatsApp bildirimi göndermek veya Ders Programı Asistanı'nı kullanmak okulun tercihidir.
Toplama yöntemi
Kişisel veriler; web sitesi ve panel formları, yüklenen dosyalar, masaüstü uygulaması, e-posta yazışmaları, çerezler ve sunucu kayıtları aracılığıyla, otomatik ve kısmen otomatik yollarla toplanır.
Çerezler ve tarayıcı depolaması
Yalnızca Hizmetin çalışması için zorunlu çerezler kullanılır:
| Çerez | Amaç | Süre |
|---|---|---|
| token | Giriş oturumu (yalnızca sunucu okuyabilir) | Tarayıcı kapanınca, en fazla 24 saat |
| idareodasi.sid | Oturum güvenliği | 24 saat, her istekte yenilenir |
| csrfToken | Form güvenliği (sahte istek koruması) | Tarayıcı kapanınca |
Tarayıcı depolamasında oturum bilgisi ve kullanıcı özeti, arayüz tercihleri, panelde etkin kullanıcı sayımı için rastgele bir kimlik, masaüstü uygulamasında son giriş yapılan hesabın e-postası ve kurum adı (parola saklanmaz) tutulur. Sınav yeri sorgusunda girilen bilgiler sayfa geçişi için kısa süre tarayıcıda tutulur ve sorgu yapılınca silinir.
Analiz, reklam, yeniden hedefleme veya sosyal medya takip çerezi kullanılmaz; bu nedenle çerez onayı istenmez.
Saklama süreleri ve imha
- Hesap verileri: Hesap süresince ve sona ermesinden sonra ilgili mevzuattaki zamanaşımı ve saklama süreleri boyunca.
- Görev yeri belgesi: Başvurunun değerlendirilmesi ve hesap süresince.
- Kurum verileri: Okulun talimatı süresince. Okul, listeleri ve kayıtları ilgili modülün silme araçlarıyla dilediği an silebilir; hizmet ilişkisi sona erdiğinde okulun talebiyle silinir.
- Fatura ve muhasebe kayıtları: Vergi ve ticaret mevzuatında öngörülen süre boyunca.
- Ayrıntılı işlem kayıtları ve şüpheli istek kayıtları: 30 gün; ardından otomatik silinir.
- Erişim ve trafik kayıtları: Bilgi güvenliği ve ilgili mevzuattaki yükümlülükler için öngörülen süre boyunca.
- Masaüstü uygulaması işlemlerinde oluşturulan indirme dosyaları: En fazla 30 dakika.
- İşlem için yüklenen geçici dosyalar (ör. bordro dosyası): İşlem tamamlanınca silinir.
- E-posta doğrulama kodları: 15 dakika geçerlidir.
- İletişim mesajları ve WhatsApp gönderim kayıtları: Talebin sonuçlandırılması ve raporlamanın gerektirdiği süre boyunca.
Süresi dolan kişisel veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
Veri güvenliği
- Tüm bağlantılar TLS ile şifrelenir.
- Parolalar geri döndürülemez özet (bcrypt) olarak saklanır; kimse parolanızı göremez.
- Öğrenci ve öğretmen rehberleri gibi hassas alanlar veritabanında AES-256 ile şifreli tutulur.
- Her okulun verisi kurum kimliğiyle ayrılır; bir okul başka bir okulun verisine erişemez.
- Erişim yalnızca yetkili hesaplarla, süresi sınırlı oturumlarla ve işlem kaydı tutularak yapılır.
- Masaüstü uygulamasının oturum bilgileri kurumun bilgisayarında şifreli saklanır.
- Veri ihlali hâlinde ilgili kişiler ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu, mevzuatta öngörülen sürede bilgilendirilir.
KVKK kapsamındaki haklarınız ve başvuru
KVKK m.11 uyarınca kişisel verilerinizle ilgili olarak:
- işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- KVKK m.7 çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- yalnızca otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
- kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
Nasıl başvurulur
Başvurunuzu, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca kimliğinizi doğrulayacak bilgilerle birlikte, Hizmette kayıtlı e-posta adresinizden info@idareodasi.com adresine "KVKK Başvurusu" konusuyla iletebilirsiniz.
Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul'ca belirlenen tarife uygulanabilir. Kurum verilerine ilişkin başvurular (öğrenci, veli, öğretmen) veri sorumlusu okula iletilir. Başvurunuzun reddedilmesi, cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.
Değişiklikler
Hizmet değiştikçe bu metin güncellenir; her değişiklikte sürüm ve tarih bu sayfada belirtilir.
- Sürüm 3.1 — 9 Ekim 2026: Yurt dışı alıcı gruplarına anlık bildirim iletim hizmeti eklendi (yalnızca bildirimleri açan kurum yetkilisi için; bildirim metni kişisel veri içermez).
- Sürüm 3.0 — 8 Ekim 2026: Metin yeniden yazıldı; masaüstü uygulaması, yurt dışı aktarımlar, çerezler ve saklama süreleri güncel işleyişe göre ayrıntılandırıldı.
- Sürüm 2.0 — 20 Eylül 2026: Gizlilik politikası olarak yayımlanan önceki metin.